L’automatisation de la fonction des ressources humaines.

L’automatisation de la fonction des ressources humaines est essentielle pour rationaliser les flux de travail et des documents. C’est aussi un élément clé pour avoir des employés bien servis et surtout plus engagés.

Quelques exemples typiques;

  • Recrutement du personnel
  • Intégration des nouveaux employés
  • Départ des employés
  • Demande de formation et gestion des compétences
  • Évaluation des performances
  • Demande de congé
  • Avis d’absence
  • Changement de poste / de lieu de travail
  • Demande de documents RH (attestation de travail, fiche de paie,…)
  • et un grand… Etc.

Pendant longtemps, ces processus ont été gérés moyennant du papier ou des emails. En conséquence, ils prennent plus de temps que prévu. De plus, des formulaires et des courriels risquent des fois de se perdre. Ce qui oblige, les employés à les demander à plusieurs reprises, générant ainsi plus de charge et de stress pour les responsables des ressources humaines.

Cette automatisation est possible et plus que jamais facile !

Il vous faudrait juste suivre ces simples étapes:

  1. Tout d’abord, définissez vos formulaires. Déterminez les champs qui recueilleront les informations pertinentes pour le flux de travail. Par exemple, dans une demande de congé: date de départ, date de retour…
  2. Ensuite, définissez votre flux de travail (process). Déterminez les tâches que votre équipe doit accomplir. Attribuez des utilisateurs et des rôles à chaque tâche. Par exemple, dans une demande de congé: la personne qui approuvera les demandes,..
  3. Après, identifiez les systèmes qui entre en jeux dans votre flux de travail (ERP, Bases de données,…). Déterminez d’où vont venir les informations et où ils vont être enregistrés. Par exemple, dans une demande de congé: le demandeur de congé dois savoir son solde de congé à date lors de la demande, et une fois sa demande valider, son solde de congé devra se mettre à jour automatiquement. 
  4. Enfin, déployez votre processus. Utilisez-le. Et améliorez-le en conséquence!

Quelques avantages de l’automatisation des flux de travail HR:

  • Mieux servir vos employés. Évitez les relances multiples pour chaque demande. En outre, ils peuvent recevoir des notifications automatiques à chaque étape du flux de travail.
  • Améliorer la conformité avec votre processus. Par conséquent, chaque demande suivra les étapes que vous avez définies.
  • Économies de coûts. Réduisez les processus papier / courrier. De même, éliminer les déplacements de vos employés le stockage du papier.
  • Productivité du personnel des ressources humaines en leurs permettant de se focaliser sur les activités à forte valeur ajoutée.
  • Mesurez votre processus. Obtenez des KPI, comme le temps passé à chaque étape, pour améliorer vos décisions.
  • Favoriser par la collaboration. Incontestablement, la modélisation des processus favorise le travail d’équipe et la collaboration transversale.

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